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Eine Urlaubsablöse, auch wenn sie vom Arbeitnehmer ausdrücklich gewünscht wird, ist nach dem Urlaubsgesetz grundsätzlich rechtsunwirksam.
Der Arbeitnehmer kann daher innerhalb der Verjährungsfrist Naturalurlaub verlangen, auch wenn er eine Urlaubsablöse erhalten hat – er muss sich jedoch das bereits in Form der Urlaubsablöse bezogene Urlaubsentgelt anrechnen lassen.
Lohnarten für eine „Urlaubsablöse“ können durchaus im Programm enthalten sein, die Kodierung für die Abrechnung wird in den meisten Fällen der einer Einmalprämie (SV-pflichtig als laufender Bezug, LSt.-pflichtig als sonstiger Bezug) entsprechen. (was im Ergebnis ihrem Vorschlag zur Vorgehensweise entsprechen würde)
Probleme kann es dann geben, wenn der Auszahlungszeitpunkt der Urlaubsablöse und das Dienstverhältnis-Ende nahe beieinander liegen – die GKK wird hier die Urlaubsablöse als Umgehung der Urlaubsersatzleistung mit Pflichtversicherungsverlängerung werten (Gleiches gilt ev. bei Überschreitung der Höchstbeitragsgrundlage für laufende Bezüge).
Link zu Informationen der Gebietskrankenkassen dazu:
http://www.sozialversicherung.at/esvapps/page/page.jsp?p_pageid=110&p_menuid=2143&pub_id=531&p_id=